In januari startte Onetrail met het nauwer betrekken van klanten bij de ontwikkeling van nieuwe producten en nieuwe features voor bestaande oplossingen. Op die manier wil Onetrail de betrokkenheid van klanten vergroten en tegelijkertijd zorgen voor procesverbetering en -versimpeling. Dat blijkt na de vlotte start goed gelukt, is de mening van deelnemers Bram Sauer, Supply Chain Manager bij reseller ACES Direct, en Jeroen de Wit, E-commercemanager bij distributeur Tech Data. Zij nemen samen met enkele andere Onetrail-klanten deel aan het customerpanel rond BTO ordering (Build To Order-ordering).
BTO – waarbij de IT-eindproducten volledig volgens de wensen van de eindgebruiker worden samengesteld – is voor distributeurs en resellers in de IT een belangrijk onderwerp, omdat het een bewerkelijk proces is met relatief veel handmatig werk en een hoge foutgevoeligheid. Er gaan veel documenten over en weer en elke tussentijdse verandering, zoals een prijswijziging van een bepaald artikel, heeft direct gevolgen voor het hele proces.
Bram Sauer van ACES Direct: “Daarnaast zien we dat deze manier van werken steeds vaker voorkomt bij grote aanbestedingen. Als we dit proces verder kunnen automatiseren, draagt dat niet alleen bij aan een grotere klanttevredenheid door een hogere leverbetrouwbaarheid, maar ook aan meer efficiency.” Jeroen de Wit van Tech Data bevestigt dat beeld en wijst op de relatieve complexiteit van dit type orders en het voordeel als dat geautomatiseerd kan verlopen. “Voor onze klanten die via het Onetrail-netwerk bestellen, is er voordeel te behalen als dit ook voor BTO-orders mogelijk is.”
“BTO-ordering komt steeds vaker voor bij grote aanbestedingen.”
Online meetings
Het customerpanel rond BTO-ordering startte in februari. De deelnemers kwamen in de eerste sessie nog fysiek bij elkaar, maar moesten door de coronamaatregelen al snel overstappen op een wekelijkse online meeting. Niettemin is er door de panelleden hard gewerkt aan een nauwkeurige procesbeschrijving die als basis diende voor de nieuw te ontwikkelen BTO-ordermodule.
Daarbij bleek de gehanteerde ‘1-2-4-all’-methodiek nuttig te zijn, zegt Cor Zijlstra, Product Manager van Onetrail. “Hierbij bedenken de deelnemers eerst in een minuut individueel zoveel mogelijk ideeën of oplossingen voor het probleem. Die schrijven ze op post-its. Daarna bespreek je de oplossingen in twee minuten in tweetallen en vervolgens viertallen gedurende vier minuten. Daarna worden de oplossingen in de hele groep gedeeld en krijgt elke deelnemer twee minuten om de procesplaat te verbeteren. Dit gaat door totdat elke deelnemer niets meer toe te voegen of te wijzigen heeft. Op deze manier is er input van ideeën vanuit ieders eigen expertise en ervaring. En dat is precies wat we voor ogen hebben met deze customerpanels. Alle definitieve input van de deelnemers aan het panel is in een model gezet. Volgende stap is de feitelijke ontwikkeling van de module en de uitrol naar klanten.”
“Het is prettig om te zien dat we als bedrijven die in de praktijk vaak elkaars concurrenten zijn, goed hebben samengewerkt.”
Flinke stappen gemaakt
Bram Sauer en Jeroen de Wit kijken beiden enthousiast terug op de eerste stappen die door het customerpanel zijn gezet. “Het is prettig om te zien dat we als bedrijven die in de dagelijkse praktijk vaak elkaars concurrenten zijn, op dit gezamenlijke onderwerp goed hebben samengewerkt. Dat is wellicht ook typerend voor onze branche, waar de bereidheid om met elkaar te communiceren groot is.” Jeroen is het daar volledig mee eens. “We hebben als panel op het gebied van BTO-ordering flinke stappen gemaakt en iets goeds neergelegd. De verdere uitwerking gaat uitwijzen hoe de module in de praktijk werkt. Wat mij betreft is het customerpanel in ieder geval een positief initiatief met nog veel mogelijkheden in de toekomst.”
Ook een idee of meer weten?
Ben je klant van Onetrail en wil je ideeën insturen voor een customerpanel? Maak via de service desk – optie Share An Idea – jouw idee of suggestie aan ons kenbaar maken.
Hier zijn de vordering van het BTO-orderingproject met de gedetailleerde voorstellen en designs te volgen.